Eine belastbare Prozessanalyse zeigt Wartezeiten, Umwege, Rückläufe und Prozesskosten am realen Vorgang. Erst danach lässt sich begründet entscheiden, ob Prozessoptimierung, Systemänderung oder Automatisierung der richtige Hebel ist.
Fünf Minuten Arbeit. Fast sieben Stunden dazwischen.
BearbeitungWarten & Rückfrage
Geplanter WegTatsächlicher Verlauf
Eingang
Geprüft
Freigegeben
5 Min. Bearbeitung6 Std. 49 Min. Wartezeit nach der Prüfung
Das System meldet „geprüft“. Die Arbeit wartet auf eine zuständige Person. Genau diese Übergabe wird untersucht.
Illustratives Beispiel · keine Kundendaten
VOM VORGANG ZUM NÄCHSTEN SCHRITT
Sie wissen, wo es hängt. Danach auch, warum.
Wir verfolgen einen wiederkehrenden Vorgang, prüfen seine Belege und trennen Ursache von Symptom. Sie erhalten eine begründete Priorität: Was sollte zuerst verändert werden – und woran lässt sich die Verbesserung erkennen?
Vor Ort: die Arbeit sehen.
Übergaben, Rückfragen und Arbeit außerhalb der Systeme gemeinsam mit den Beteiligten nachvollziehen.
Remote: die Belege verbinden.
Zeitstempel, Dokumente und Systemstände auswerten und die Ergebnisse gemeinsam einordnen.
Die Gegenprobe unten zeigt die Methode an Beispielen. Sie können Ursachen verändern und sehen, welcher Prüfauftrag daraus entsteht.
NBC ENTSCHEIDUNGSLOGIK · PROZESS
Vorgang bleibt im HauptstromÜbergabe verändert den WegBruch wird an Ursache und Wirkung geprüftEntscheidung stabilisiert den Ablauf
INTERAKTIVE GEGENPROBEPROZESS · SELBST AUSPROBIEREN
Der Sollweg ist gerade. Die Arbeit ist es selten.
Öffnen Sie einen Ablauf. Sichtbar werden Wartezeiten, Rückfragen, Rückläufe und manuelle Umwege – genau dort, wo sie tatsächlich entstehen.
≈ 60 Sek. · ohne Daten · 1 Ablauf
VORSCHAU · SOLLWEG UND ECHTWEG
SOLLWEGEin sauberer Übergang.
Direkter Durchlauf ohne Zusatzschleife
ECHTWEGDer Vorgang läuft weiter – nur mit Reibung.
Wartebogen, Rückfrage, dann zurück in den Hauptstrom
Hier bleibt Zeit liegen. Gleicher Vorgang, anderer Weg – und trotzdem läuft der Prozess weiter.
NBC PROZESS-GEGENPROBE · PROZESSQUERSCHNITT
Sollweg. Echtweg.
Öffnen Sie den geraden Ablauf. Übergaben, Systeme, fehlende Informationen, Freigaben und Rückläufe werden als betriebliche Realität sichtbar.
BETRACHTETER VORGANG
01AusgangslageDer geplante Ablauf
02FreilegungAbweichung und Arbeit öffnen
03ErgebnisBruch und Prüfauftrag lesen
Illustratives Modell, keine Messung Ihres Betriebs. Änderungen bleiben beim Szenariowechsel während dieses Besuchs erhalten. „Eigener Vorgang“ übernimmt beispielhafte Abweichungen, die Sie selbst anpassen.
DEN VORGANG VERFOLGEN
Ein Fall zeigt, wo die Arbeit hängen bleibt.
Setzt für diesen Übergang Ursache, Wirkung und Arbeitsort gemeinsam auf einen geklärten Zustand. Die Bewegung zeigt die Reihenfolge, keine gemessene Dauer.
WIRKMODELL · PROZESSArbeitszeit und Durchlaufzeit auseinanderziehen.
ARBEITSZEIT–aktive BearbeitungDURCHLAUFZEIT–inkl. Warten und RückläufenWIP-/STAUDRUCK–relativer Modellindikator
Illustratives Wirkmodell, keine Messung Ihres Betriebs. „Verbessert“ klärt ausschließlich den aktuell gewählten Übergang; alle übrigen Abweichungen bleiben bestehen.
ARBEITSSTROMNEBENSTRUKTUR
ANSICHT SOLLWEG
Aus dem tatsächlichen Ablauf abgeleitet
IHR ERGEBNIS
Was der Prozessquerschnitt zeigt.
ERSTER BRUCHInformation fehlt vor der KalkulationVERDECKTE ARBEITKalkulation außerhalb des führenden AblaufsPRÜFAUFTRAGZehn reale Vorgänge am ersten Abzweig prüfen
Prozessquerschnitt geladen.
ERGEBNISRealer Ablauf und wichtigste Problemstelle
Ein realer Vorgang, Belege und ein klarer Prüfauftrag statt abstrakter Sollprozess.
ARBEITSARTEFAKTEDokumentierter Ablauf, Ursachen und Handlungsempfehlung
Übergaben, Wartezeit, Systemspur und Verantwortlichkeit werden nachvollziehbar dokumentiert.
MITWIRKUNGFachbereich, IT und Entscheider zeigen denselben Vorgang
Die benötigte Mitwirkung richtet sich nach dem realen Fall; sie wird vor Start konkret abgegrenzt.
DAUERRAHMENNach Zahl und Tiefe der zu prüfenden Vorgänge
Nach einer kurzen Eingrenzung: Dauer und Aufwand werden aus dem Prüfauftrag abgeleitet.
Nicht fragen, wie der Prozess normalerweise läuft. Einen abgeschlossenen Vorgang nehmen und jede Übergabe, Rückfrage, Freigabe und Schleife entlang dieses Falls nachvollziehen.
DER VORGANG · DIE FEHLENDE ÜBERGABE
Start
Rechnung fachlich geprüft
Die Freigabe kann angefordert werden.
Bruch
Freigabeperson abwesend
Eine verbindliche Vertretung ist nicht hinterlegt.
Folge
Sachbearbeitung fragt nach
Die Rechnung bleibt bis zur Klärung liegen.
Die Information ist vorhanden. Die Zuständigkeit für den nächsten Schritt fehlt.
Illustratives Beispiel · keine Kundendaten
02 · DIE DATEN
Nutzen, was Systeme tatsächlich belegen können.
Wo belastbare Daten vorhanden sind, werden Zeitstempel, Statuswechsel, Tickets, Transaktionen oder Rücksprünge genutzt. Nicht als Selbstzweck, sondern um Annahmen am realen Verlauf zu prüfen.
DIE DATEN · ZEITSTEMPEL
08:19
ERP
Status: geprüft
10:42
E-Mail
Rückfrage zur Zuständigkeit
15:08
ERP
Status: freigegeben
Die Zeitstempel belegen die Verzögerung. Ihre Ursache muss am Vorgang geprüft werden.
Illustratives Beispiel · keine Kundendaten
03 · DIE MENSCHEN
Dorthin gehen, wo die Arbeit aus dem System verschwindet.
Excel-Dateien, E-Mails, lokale Regeln und Wissen einzelner Personen sind keine Randnotiz. Sie erklären oft, warum der dokumentierte Prozess und die operative Realität auseinanderlaufen.
DIE MENSCHEN · FEHLENDE VERTRETUNG
01
Anfrage per E-Mail
Freigabe verlässt den Systemablauf
02
Vertretung unklar
Sachbearbeitung fragt nach
03
Rechnung wartet
Erst Zuständigkeit klären
Prüffrage: Ist für jede Freigabe eine zuständige Person samt Vertretung festgelegt?
Illustratives Beispiel · keine Kundendaten
NBC · PRINZIPWo belastbare Daten vorhanden sind, nutze ich sie. Wo Arbeit daneben stattfindet, gehe ich dorthin.
WIRTSCHAFTLICHE WIRKUNG
Was kostet dieser Bruch?
Ein Prozessbruch zeigt sich wirtschaftlich als Wartezeit, Nacharbeit, gebundene Fachkapazität oder unnötiges Risiko. Je nach Vorgang erreicht die Wirkung auch Rechnung, Cash und Kunde.
DURCHLAUFZEITWie lange wartet der Vorgang?
ARBEITSAUFWANDWelche Rückfragen und Nacharbeit binden Fachzeit?
BETRIEBLICHE FOLGEWas bedeutet die Verzögerung für Rechnung, Kunde oder Risiko?
VORGEHEN UND ERGEBNIS
So wird aus der Beobachtung ein überprüfbarer Eingriff.
Ein beispielhafter Befund zeigt, was Sie nach der Analyse in der Hand haben. Die Ursache wird geprüft, bevor eine Maßnahme empfohlen wird.
BEISPIELBEFUND · RECHNUNGSFREIGABE
BeobachtungGeprüft, aber nicht freigegeben.
Die Rechnung wartet nach der fachlichen Prüfung auf eine zuständige Person.
UrsachenprüfungFehlt eine geregelte Vertretung?
Abwesenheit, Zuordnung und Rückfragen anhand realer Fälle abgleichen.
Maßnahme bei BestätigungVertretung am Vorgang hinterlegen.
Freigaberecht und Eskalation verbindlich klären; vorhandene Systemfunktion prüfen.
ErfolgskriteriumWeniger Warten, keine neue Fehlerlast.
Wartezeit nach Prüfung und Rückfragen vor und nach der Änderung bei vergleichbaren Fällen messen.
Illustratives Arbeitsartefakt · keine Diagnose Ihres Betriebs. Die Maßnahme hängt vom belegten Befund ab.
RICHTIGER EINSTIEGSinnvoll, wenn ein wiederkehrender Vorgang operativ spürbar ist, seine tatsächliche Ursache aber noch nicht belastbar belegt wurde.
Prozesse · Die entscheidende Übergabe
Die Arbeit endet in Ihrer Abteilung. Der Vorgang noch lange nicht.
Ein Auftrag kann für den Vertrieb erledigt sein und in der Disposition trotzdem festhängen. Prüfen Sie, ob die nächste Person mit dem übergebenen Stand tatsächlich weiterarbeiten kann.
Ein Auftrag · vier Perspektiven auf denselben Vorgang
